Pilotage de la masse salariale : enjeux et bonnes pratiques

Dans le paysage complexe du pilotage de la performance, une gestion efficace de la masse salariale est une composante essentielle de la stratégie globale d’une entreprise. La masse salariale représente souvent le plus gros investissement financier d’une organisation et son impact sur la rentabilité, la productivité et la culture d’entreprise est indéniable.

Dans cet article, nous explorerons les défis auxquels les entreprises sont confrontées dans la gestion de leur masse salariale, les meilleures pratiques pour une gestion efficace, ainsi que les outils et les stratégies pour maximiser la performance organisationnelle tout en assurant une gestion efficace des ressources humaines.

Qu’est-ce que le pilotage de la masse salariale ?

Le pilotage de la masse salariale d’une organisation est une composante du pilotage de la performance.

La masse salariale représente un indicateur crucial pour la gestion et la stratégie d’une entreprise. Elle englobe le total des rémunérations brutes et des primes allouées aux salariés, ainsi que les cotisations patronales et les avantages en nature. Ce cumul joue un rôle prépondérant dans le pilotage de l’entreprise, permettant d’évaluer l’impact financier des ressources humaines sur le résultat opérationnel.

Une gestion efficace de cette masse salariale et une capacité à la prévoir sont fondamentaux, car les coûts de personnel représentent une part significative des dépenses opérationnelles d’une entreprise, influençant ainsi directement sa rentabilité et sa capacité à se développer durablement.

Comment mettre en place un pilotage de la masse salariale ?

Pour piloter sa masse salariale, il est indispensable d’avoir une vision précise de ses coûts réels, d’une part pour des obligations financières légales, et d’autre part afin de réaliser des prévisions. Et il n’est pas toujours aisé de rassembler les différentes informations. En effet, les coûts RH sont multiples et répartis dans plusieurs fichiers ou logiciels. Certains peuvent venir de la paie et être facilement identifiables, mais d’autres proviennent de factures ; par exemple :

  • Les postes de paie qui ne sont pas payés tous les mois, comme les 13ième mois, les bonus, les primes de vacances, et qui doivent être provisionnés mensuellement…
  • Les coûts liés à la mutuelle, aux caisses de retraite complémentaires…
  • Les avantages en nature : voitures de fonction, chèques déjeuner, places de parking…
  • Les bénéfices aux expatriés : aide au logement, paiement des frais d’école…

Quels spécificités pour les groupes internationaux ?

Les groupes internationaux ayant des filiales dans plusieurs pays rencontreront des problématiques encore plus spécifiques. En effet, il existe autant de législations sociales que de pays dans le monde, ce qui fait du déploiement mondial de tout logiciel de pilotage & de planification des coûts RH un véritable défi. Quelques exemples :

Les charges sociales

Chaque pays dispose de ses propres organismes de sécurité sociale & de retraite, plus ou moins développés : en France, les charges sociales représentent une part très importante des frais de personnel. A contrario, au Moyen Orient, les salariés ne cotisent pas pour des caisses de retraite, mais touchent lors de leur départ de l’entreprise une somme « End of Service » dont ils peuvent disposer à leur guise. Ce montant doit être provisionné chaque mois tout au long de l’activité du salarié dans l’entreprise, et son calcul dépend de règles complexes, prenant notamment en compte l’ancienneté du salarié, lesquelles règles varient bien entendu en fonction du pays.

Les périodes de paie

Les périodes de paie varient d’un pays à l’autre. Si en France les salariés sont généralement payés chaque fin de mois, aux Etats-Unis et au Canada, les salariés sont payés par période de 2 semaines, lesquelles ne coïncident pas avec des mois calendaires. Or, la règle comptable veut que les coûts soient enregistrés sur le mois calendaire auxquels ils sont afférents. Il convient donc de distinguer, parmi ces périodes de paie de 2 semaines, les coûts qui doivent être enregistrés sur le mois, par rapport aux coûts du mois d’avant et du mois d’après.

Ces différents éléments compliquent le pilotage de la masse salariale et la capacité d’une entreprise à avoir une vision réelle et complète de ses différents coûts. Cela implique la nécessité d’une centralisation de ces différentes données et la mise en place de différents algorithmes.

La centralisation de ces différents coûts afférents à la masse salariale est donc le challenge principal que vous rencontrerez. En effet, il induit de nombreux défis :

Les informations sur la masse salariale peuvent provenir de différentes sources telles que les services des ressources humaines, la comptabilité, les systèmes de gestion du temps, etc. Le défi consiste à regrouper ces données dispersées en un seul endroit pour avoir une vue d’ensemble complète et précise de la situation.

Les données provenant de différentes sources peuvent être structurées de manière différente, ce qui rend difficile leur comparaison et leur analyse. La normalisation des données implique de les formater de manière cohérente pour faciliter la comparaison et l’analyse.

La masse salariale contient des informations sensibles sur les employés, telles que les salaires, les avantages sociaux, les déductions, etc. Il est donc indispensable de garantir la sécurité des données et de mettre en place des mesures de protection appropriées pour éviter les fuites ou les accès non autorisés.

Pour centraliser les informations sur la masse salariale, il peut être nécessaire d’intégrer différents logiciels utilisés par l’entreprise, tels que les logiciels de paie, les systèmes de gestion des ressources humaines, les systèmes de comptabilité, etc. Cette intégration peut être complexe et nécessiter des développements et de la configuration.

Répondre à ces défis permettra à une entreprise de disposer d’une vue d’ensemble complète et précise de sa masse salariale, facilitant ainsi la prise de décision et la gestion stratégique des ressources humaines.

Le déploiement d’un logiciel est recommandé car il permettra une automatisation des flux ainsi qu’un gain de temps non négligeable sur la consolidation et l’analyse des données.

Comment planifier sa masse salariale ?

Dès lors que vous aurez un aperçu de vos coûts réels liés à votre masse salariale, vous pourrez commencer à la planifier. La planification de la masse salariale est un processus stratégique permettant de déterminer de manière proactive les besoins en main-d’œuvre et gérer efficacement les coûts. Ce processus implique la prévision, l’analyse et la gestion des dépenses liées à la masse salariale afin d’atteindre les objectifs organisationnels tout en restant compétitif sur le marché du travail.

De nombreux paramètres sont à prendre en compte pour réaliser le pilotage de sa masse salariale. Nous vous en proposons quelques-uns :

  • Coût moyen par ETP
  • Chiffre d’affaires par effectif productif
  • Evolution de la masse salariale N et N-1
  • Taux de croissance de la masse salariale par type de poste
  • Taux de masse salariale CDD sur la masse salariale totale par mois 
  • Comparatif des heures supplémentaires et complémentaires

Quelques analyses rendues possibles par la planification de la masse salariale :

1

Analyse des besoins en main-d'œuvre

Evaluer les besoins actuels et futurs de l’entreprise en termes de personnel. Cela peut inclure l’identification des postes à pourvoir, des volumes de recrutement prévus…

2

Prévision des effectifs

Envisager le nombre d’employés nécessaires dans chaque département ou fonction pour atteindre les objectifs opérationnels. Cela peut impliquer l’utilisation de données historiques, de tendances du marché, de projections de croissance…

3

Analyse de la rémunération

Examiner les politiques de rémunération de l’entreprise, y compris les salaires de base, les avantages sociaux, les bonus, les primes… L’objectif est d’assurer que la rémunération est compétitive sur le marché tout en restant alignée avec les contraintes budgétaires de l’entreprise.

4

Comparaison de la masse salariale au marché

Les ratios (masse salariale / effectif) et (masse salariale / ETP (Equivalent Temps Plein) permettent d’évaluer sa compétitivité sur le marché du travail et ainsi d’identifier les écarts de rémunération, guider les négociations salariales et optimiser ses budgets de rémunération.

5

Rapprochement du poids de la masse salariale par rapport au chiffre d’affaires

Cette donnée permet de comparer sa masse salariale par rapport au ratio moyen évalué sur son secteur d’activité, d’avoir une meilleure visualisation de son modèle économique et de développer sa stratégie à long terme.

6

Élaboration du budget de la masse salariale

En prenant en compte les salaires prévus, les charges sociales, les avantages sociaux, les augmentations de salaire, etc.

Une fois le budget de la masse salariale approuvé, il est mis en œuvre dans toute l’organisation. Les dépenses réelles par rapport au budget sont alors surveillées, rendant possible l’identification d’écarts éventuels. Des mesures correctives pourront être prises si nécessaire.

La planification de la masse salariale est un processus continu qui nécessite une révision régulière et des ajustements en fonction des changements internes et externes. Cela peut inclure des révisions trimestrielles ou annuelles du budget, des ajustements des politiques de rémunération, des réallocations de ressources…

Faire le choix d’un logiciel SIRH ou d’un outil EPM ?

Vous l’aurez compris, la centralisation des données et le déploiement d’analyses de la masse salariale nécessitent la mise en place d’un outil de pilotage.

Les logiciels SIRH sont des logiciels développés avec l’objectif d’être prêts à l’emploi, mettant à disposition différentes fonctionnalités déjà paramétrées. Ils sont pensés pour répondre à des problématiques générales. Cependant, ils sont moins personnalisables que les outils EPM, et imposent aux utilisateurs une certaine adaptation.

D’un côté, les outils EPM sont une boîte à outil. Ils peuvent paraître complexes à mettre en place dans un premier temps mais pas d’inquiétude : vous pouvez vous faire accompagner par des experts ayant une connaissance fine du domaine fonctionnel ce qui vous permettra de développer une modélisation idéale et de faire de l’outil un véritable allié.
Fréquemment utilisés pour construire des applications de contrôle de gestion financier, les outils EPM sont un atout précieux pour piloter et analyser la masse salariale, offrant une vaste palette de de fonctionnalités qui couvrent l’ensemble des problématiques du contrôle de gestion RH.

Contrairement aux logiciels SIRH, ils permettent de construire de manière personnalisée le pilotage de ses ressources, en fonction des enjeux et des problématiques que rencontre l’entreprise. Ils nécessitent donc un accompagnement dans le paramétrage mais sont bien plus puissants et évoluent en fonction des nouveaux besoins.

A noter qu’un outil EPM sera utile pour le pilotage de la masse salariale mais pourra répondre à une multitude d’autres besoins métiers (IT, Supply Chain, Ventes, Marketing…)

Les étapes pour piloter sa masse salariale

1. La réalisation d'une étude de cadrage

Avant toute chose, lancer un projet de pilotage de la masse salariale nécessite une étude de cadrage. Il est impératif de définir ses problématiques et ses enjeux.
Par exemple : le manque de visibilité sur sa masse salariale réelle est un handicap pour calculer des prévisions fiables, basées sur des hypothèses réalistes.

Une étude cadrage se réalise en trois étapes :

  • Etude de l’existant intégrant les pain points
  • Définition des objectifs cibles
  • Rédaction d’un cahier des charges complet, et proposition d’une stratégie de projet (périmètre fonctionnel, architecture technique, planning et coût)

2. Le choix d'un outil EPM

Le choix d’un outil EPM est stratégique. En effet, chaque entreprise a des besoins spécifiques, auxquels certains outils EPM répondront plus que d’autres.

L’outil sélectionné devra offrir des fonctionnalités robustes pour la planification des effectifs, la gestion des avantages sociaux, et la modélisation des scénarios afin de prendre des décisions éclairées sur la modélisation de la masse salariale.

De plus, il est important de s’assurer que l’outil permette une intégration transparente avec les systèmes de paie et les autres logiciels RH utilisés par l’entreprise.

Enfin, la convivialité de l’interface utilisateur et la capacité à générer des rapports personnalisés sont des critères supplémentaires à prendre en compte pour faciliter l’adoption et l’utilisation efficace de l’outil par les équipes de gestion des ressources humaines.

Le déploiement d’un outil EPM

Nous vous proposons d’explorer 3 applications permises par les outils EPM qui permettent d’apporter des solutions efficaces :

  • La mise en place d’une base de données des coûts HR – le HR Hub – qui stocke l’ensemble des coûts de personnel par employé, calcule les provisions mensuelles ainsi que les frais de personnel variables (comme les commissions, bonus et autres incentives)
  • La planification de la masse salariale
  • La consolidation des frais de personnel dans des groupes internationaux implantés dans différents pays

En résumé

Déployer un outil EPM RH répondra à de nombreux challenges auxquels le contrôle de gestion RH fait face quotidiennement :

  • Il offrira une vision complète des coûts RH à l’employé, qu’ils soient fixes ou variables, il calculera les provisions comptables, ainsi que les salaires variables en se basant sur les ventes.
  • Il calculera les effectifs et les ETP suivant des règles communes et auditables.
  • Il permettra de réconcilier facilement la vision RH et la vision comptable des coûts RH.
  • Il permettra une planification des coûts RH par position, et permettra de calculer et justifier les écarts entre les couts réels et le budget.
  • Il offrira à la fois une vision agrégée cohérente au niveau du groupe, et une vision détaillée et adaptée à chaque pays.

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