vendredi 20 novembre 2020

Micropole accompagne Heineken et France Boissons dans le pilotage de leurs processus financiers avec Oracle EPM Cloud

L’activité d’Heineken France s’organise autour de deux pôles stratégiques : Brasseur de Bière (Heineken Entreprise) et Distribution de Boissons de l’autre (France Boissons). Deux métiers pilotés indépendamment, malgré des enjeux communs de mutualisation des connaissances et de fédération des processus.

 

Dans le cadre de leur transformation digitale, les deux entités ont décidé de se doter d’un outil de pilotage financier transverse. Objectif : créer des synergies et travailler plus étroitement ensemble grâce à la solution Oracle Cloud EPM et à l’accompagnement de Micropole.

 

Le projet est parti d’un constat : de part et d’autre, les outils en place ne répondaient plus aux exigences du marché en termes d’agilité, de réactivité et de capacité d’intégration de nouveaux paramètres (évolution des habitudes de consommation, concurrents émergents, etc.).

 

 

Une solution adaptée à des besoins spécifiques

 

Côté France Boissons, l’ensemble des simulations étaient effectuées sous Excel - la solution précédente étant utilisée uniquement comme outil de stockage de données et de reporting.

De leur côté, les équipes de contrôle de gestion d’Heineken souhaitaient ouvrir l’accès de la solution à un maximum d’acteurs en interne et mieux maîtriser les processus métiers. Une ambition à laquelle l’infrastructure existante, obsolète et impossible à mettre à jour, ne permettait pas de répondre.

 

« L’obsolescence simultanée de nos solutions respectives nous a donné l’occasion, au cours de l’été 2018, d’envisager un programme commun et de retenir le même prestataire en vue de permettre à nos PnL de communiquer, explique Emmanuel Borne, responsable du contrôle de gestion chez France Boissons. Les synergies ne manquaient pas, mais la difficulté consistait à intégrer les spécificités de chacune de nos deux entités. »

 

 

Quatre périmètres métiers de part et d’autre

 

Le défi était de taille : en effet, il s’agissait de pouvoir piloter collectivement les processus financiers à travers un outil capable de couvrir des périmètres métiers différents selon le pôle. À la suite d’un appel d’offres, le choix se porte, au cours de l’été 2018, sur Oracle Cloud EPM, solution déjà déployée auprès d’Heineken Espagne et sur laquelle les retours étaient très positifs.

 

La solution Oracle EPM Cloud répond aux attentes propres à chacune des deux équipes. Elle permet de :

 

 

 

 
• Couvrir l’ensemble du portefeuille de produits en assurant le suivi des frais marketing par marque et par marché, et intégrer l’équipe markéting dans le processus budgétaire.
 
• Suivre les comptes de résultats (PnL) de Heineken France et alimenter l’outil Groupe.
 
• Piloter et analyser l’activité commerciale, à la maille article, marché.
 
• Gérer l’impact des effets volumes/prix/marque… sur l’activité commerciale.
 
• Avoir une capacité de simulation très avancée de l’activité, avec un niveau de granularité extrêmement fin favorisant le rapprochement des visions de la gross profit (vision comptable) et de la marge nette (vision analytique).
 
• Avoir une vision plus fine de la rentabilité des enseignes nationales via une allocation des couts logistique
 
• Suivre au mieux le PnL France Boissons et créer de multiples synergies avec Heineken.
 
 

La collaboration, au cœur du succès du projet

 

Lancé début 2019, le premier budget a pu être réalisé avec l’outil dès septembre 2019. « Nous avons entièrement remis à plat notre référentiel et automatisé un maximum de flux entre notre solution SAP et notre solution budgétaire, précise Yoann Lecomte, contrôleur de gestion chez Heineken. Le succès de ce projet repose sur un vrai travail de collaboration entre l’ensemble des parties prenantes : le service IT, les métiers et les équipes de Micropole. Nous avons ainsi pu réaliser notre budget 2020 en collaboration avec les équipes Marketing. »

 

Autre facteur de succès : la méthode de travail hybride, mêlant agilité et processus plus « classiques ». L’agilité, pour éviter les effet tunnels, et une gestion plus traditionnelle, pour bien caler le périmètre du projet en amont.

 

 

Entre réactivité et productivité

 

Parmi les principaux bénéfices appréciés par les contrôleurs de gestion, les gains de temps de calcul et d’analyse réalisés se sont révélés considérables, notamment dans le cadre de simulations macro. « Le chargement automatique et quotidien des données dans l’outil facilite également le reporting et favorise une meilleure productivité des contrôleurs métiers », poursuit Yoann Lecomte. Un avantage majeur associé à « une granularité plus fine des analyses qui nous permet d’identifier nos clients à rentabilité plus faible et d’affiner le calcul de notre ROI », complète Emmanuel Borne.

 

En conséquence, Heineken envisage d’ores et déjà d’intégrer un plus grand nombre de métiers dans l’outil, à commencer par ses équipes commerciales, et de développer les interactions avec le contrôle de gestion. En parallèle, France Boissons réfléchit à un mode de rolling forecast. Deux projets toujours menés en partenariat avec Micropole et avec la solution Oracle Cloud EPM.

 

 

Le projet en bref

 

France Boissons

  • + 2 600 collaborateurs

  • + 50 000 clients (restauration, hôtels, grands comptes)

  • + 6 500 références de boissons

  • + 1,5 million de livraisons/an

 

Heineken France

  • Premier brasseur de France

  • 3 brasseries

  • 72 sites de distribution

  • 4 000 collaborateurs

 

Solution

Oracle Cloud EPM

 

 

Durée du projet : 2 ans au total

 

Heineken :

  • Lot 1 composé des modules PnL et frais marketing, lancé début 2019 et opérationnel en juillet 2019 pour la période budgétaire.

  • Lot 2 composé des cubes ANALYTIX, lancé en septembre 2019 et opérationnel en février 2020.

  • Lot 3 composé du cube VARIANCE et d’évolutions complémentaires, lancé février 2020 et opérationnel en aout 2020.

 

France Boissons :

  • Lot 1 composé des modules GP et PL, lancé début 2019 et opérationnel en juillet 2019 pour la période budgétaire.

  • Lot 2 composé du cube COMMERCE et des évolutions métiers, et ajustement des processus dans les cubes PL et GP, lancé en février 2020 et opérationnel au cours de l’été 2020.

 

Équipes

 

Micropole :

 

Un chef de projet transverse, avec plus de 10 ans d’expérience, avec pour mission d’assurer la cohérence fonctionnelle et technique entre les applications, de piloter l’ensemble des plannings et des risques. Il a participé à toutes les phases de conception afin d’avoir la vision la plus globale du projet

 

Une équipe projet par périmètre (HE, FB) composée :

  • D’un chef de projet pilotant son périmètre et son équipe projet

  • De consultants (entre 2 et 4 personnes par périmètre, variable selon les périodes)

 

Heineken-France Boissons :

 

Equipe IT :

  • Un chef de projet, pour piloter l’ensemble des sujets et des ressources IT.

  • Plusieurs intervenants tout au long du projet (développeur SAP, responsable de l’ordonnancement de traitements automatiques, etc.).

 

Equipe Métier Heineken :

  • Sponsor

  • 1 chef de projet transverse

  • 1 responsable par périmètre applicatif (PL, Marketing, Variance, Analytix)

  • L'équipe CDG pour la recette utilisateur (environ 4 personnes)

 

Equipe Métier France Boissons :

  • Sponsor

  • 1 chef de projet transverse

  • 1 responsable métier par périmètre applicatif (PL, GP, Commerce)

  • L'équipe Business Controller pour la recette utilisateur (environ 5 personnes)