mardi 27 août 2013

Comment optimiser les coûts liés à son ERP ?

Analyse de Sauveur Cannamela, directeur commercial expert ERP chez Micropole

Au cœur du système d’information de nombreuses entreprises, l’ERP peut s’avérer un centre de coûts onéreux. Une récente étude IDC1 révélait ainsi que le coût moyen d’évolution d’un ERP s’élèverait à plus de 1,2 million de dollars par an pour les entreprises. Les cas les plus complexes pourraient même coûter 4,1 millions de dollars annuels. Un constat qu’il faut toutefois nuancer pour Sauveur Cannamela, directeur commercial chez Micropole et expert en ERP.

 

Un ERP, quel qu’il soit, par les nombreux flux qu’il intègre – finances, production, qualité, stocks, maintenance, etc. – et les référentiels qu’il partage est de fait complexe. Toutefois, la gestion temps réel qu’il autorise et la vision homogène qu’il donne sur la base de données créent un avantage concurrentiel certain, et favorise les gains de productivité. « L’ERP est aujourd’hui pleinement rentré dans les mentalités. Il est devenu un ‘mal nécessaire’ malgré les coûts engendrés par sa mise en place. Les bonnes pratiques qu’il véhicule le rendent indispensable pour répondre aux enjeux critiques de chaque entreprise », explique Sauveur Cannamela, directeur commercial chez Micropole.

 

Cependant, comment gérer ses évolutions liées aux problématiques de fusion, acquisition, restructuration, nouvelles normes réglementaires, refonte du processus métier… ? S’il n’existe pas de solution miracle, il est possible d’optimiser ses coûts et de limiter l’impact financier.

 

Canaliser les impacts

 

Il s’avère tout-à-fait possible de réadapter un ERP en modifiant ses paramètres. Toutefois, cela implique de ré-analyser les impacts, de réunir l’ensemble des acteurs concernés en s’appuyant si besoin sur des compétences externes. « La question à se poser est de savoir si, par rapport aux bénéfices attendus, le jeu en vaut-il la chandelle ? Il est question de retour sur investissement. Les modifications apportées vont-elles vraiment améliorer la productivité en comparaison des coûts engendrés ? Si oui, il faut y aller. Si on ne le fait pas, l’entreprise sera rapidement contre-productive. »

 

L’analyse de la rentabilité et de l’impact est primordiale. En effet, si le coût de paramétrage, en général,  représente  environ 15 % du coût total d’une mise en œuvre, les phases d’analyse et de tests, elles, s’avèrent coûteuses. « La flexibilité de l’ERP n’est pas en cause. Ce sont les coûts annexes et de main-d’œuvre qui sont élevés. »

 

Quelle méthodologie adopter pour réduire les coûts de mise en œuvre ?

 

Voilà la vraie question à se poser. Deux approches sont possibles : l’une en mode projet, établie sur une  approche d’implémentation  classique qui est nécessaire quand on met en place ou modifie un bloc fonctionnel, l’autre en Tierce Maintenance Applicative (TMA), plus souple, pour la mise en place d’adaptations d’un existant. « Chez Micropole, nous réalisons une analyse préalable du besoin. Notre connaissance de la solution nous permet alors de privilégier une approche TMA simplifiée. Après réalisation, nous livrons la modification dans un environnement de test pour recette. Il faut donc adopter la bonne approche méthodologique selon le besoin. » Si la conception par nature complexe d’un ERP rend son installation et ses évolutions inévitablement coûteuses, selon les besoins précis, une approche TMA permet de limiter les coûts induits.

 

Les questions à se poser avant d’entamer un projet d’évolution d’un ERP :

 

1.     Quel est le ROI attendu ? Qu’il soit financier ou opérationnel, l’entreprise peut alors juger si la modification a un réel interêt ou non.

2.     Quel coût pour réaliser ce nouveau paramétrage ? Selon le nombre de personnes mobilisées, ce coût sera plus ou moins important.

3.     Quelle méthode choisir : projet ou TMA ? En fonction de ses besoins précis, le projet peut nécessiter une refonte profonde ou une simple évolution.


1 Étude IDC menée auprès de 167 directions générales en Europe et aux États-Unis pour le compte d'UNIT4, éditeur et intégrateur de progiciels de gestion.