Pilotage de la performance et EPM : comment améliorer vos prises de décision
Comprendre la situation précise de son entreprise à un moment donné est la clé fondamentale pour le pilotage de la performance.
De même, le passé de l’entreprise revêt une grande importance. En tant que source de faits, il offre une expérience permettant d’évaluer les progrès réalisés, les succès et les défis rencontrés, les écarts ainsi que le retour sur investissement des actions déjà entreprises. Le passé éclaircie la situation actuelle. Analysé en fonction du secteur économique de l’entreprise, il fournit des bases pour des projections futures.
Pour maintenir sa compétitivité et son développement dans un environnement VUCA, une entreprise doit constamment chercher à s’améliorer. Cela implique des ajustements parfois significatifs, rendus possible grâce à une agilité importante, permise à son tour grâce à une totale confiance dans ses données.
Atteindre l’excellence opérationnelle nécessite l’implication de tous, de la direction générale aux employés, en passant par les gestionnaires. C’est cette collaboration unifiée qui va favoriser un environnement productif, améliorer la productivité tout en optimisant les coûts, les ressources et les heures de travail.
Qu’est-ce que la performance d'entreprise ?
Le pilotage de la performance est un processus systématique visant à surveiller, évaluer et ajuster les activités d’une organisation pour atteindre ses objectifs stratégiques. Il consiste à se projeter dans l’avenir afin de mieux anticiper et comprendre comme optimiser ses différentes activités. Il repose sur l’utilisation d’indicateurs clés de performance pour mesurer les progrès et identifier les domaines nécessitant des améliorations.
Quels sont les objectifs du pilotage de la performance ?
Les objectifs du pilotage de la performance consistent à définir clairement les objectifs stratégiques de l’entreprise et à s’assurer que toutes les actions déployées contribuent à les atteindre. Il vise également à garantir l’alignement des objectifs opérationnels avec la stratégie globale de l’entreprise.
Plus précisément, la performance d’entreprise, c’est lorsque tous les process mis en place permettent à une organisation d’avoir un maximum d’efficacité et d’efficience tout en déployant le minimum de ressources, qu’elles soient humaines ou matérielles.
La performance d’entreprise peut se caractériser de deux manières :
- Une performance financière, à travers la réduction des coûts et l’augmentation de la marge
- Une performance opérationnelle, à travers l’organisation des process dans les différents services de l’entreprise. L’objectif : être capable de prendre des décisions effectives, correspondant aux enjeux définis préalablement.
Afin de bénéficier des nombreux avantages permis par le pilotage de la performance, un travail autour de la qualité des données est indispensable. En effet, la fiabilité des données est la garante d’un pilotage réussi.
Quels sont les bénéfices du pilotage de la performance ?
Mettre en place un pilotage de la performance vous permettra d’améliorer :
- La rapidité de vos prises de décisions
- La confiance que vous placez dans les décisions prises grâce aux points de contrôles qui auront été déployés
- La flexibilité de vos actions, à travers le renforcement d’actions existantes ou par la mise en place d’actions correctives
- In fine, la réduction des coûts grâce à une vision globale de vos dépenses et de la manière de les optimiser
Quels sont les acteurs concernées par le pilotage de la performance ?
Tout d’abord, toutes les fonctions d’une entreprise peuvent être concernées. Qu’il s’agisse de suivi des ventes, de pilotage RH, de performance budgétaire, de contrôle de gestion ou de suivi logistique, l’objectif reste le même : se projeter dans l’avenir pour mieux piloter l’évolution de l’activité.
À titre d’exemple, un responsable achat qui envisage d’optimiser ses processus n’a pas les mêmes attentes qu’un directeur RH qui souhaite piloter ses effectifs ou qu’un directeur financier qui cherche à optimiser le cash de son entreprise. Pourtant, un outil EPM peut y répondre.
Plus précisément, le top management doit être impliqué dans
le pilotage de la performance. Ce sont eux qui vont pouvoir définir les
investissements autour du projet, le sponsor et les ressources humaines qui
vont diriger le projet. Idéalement, il est recommandé d’inclure un collaborateur
par service impliqué.
Le pilotage de la performance met les outils au service des spécificités d’une entreprise et non l’inverse. Ces besoins peuvent s’articuler autour des fonctions suivantes :
Élaboration budgétaire, suivi des coûts IT, suivi du P&L, suivi des frais généraux, des immobilisations, du pricing, clôture mensuelle…
Les fonctions RH
Analyse des effectifs et de la masse salariale, consolidation des entretiens annuels, analyse des salaires moyens, gestion de l’onboarding…
Les fonctions du commerce et de la vente
Suivi des performances individuelles et collectives, identification des opportunités de croissance, allocation des ressources…
Optimisation des campagnes de promotion, des processus opérationnels, analyse de la satisfaction client, reporting marketing (taux de conversion, coût d’acquisition, retour sur investissement publicitaire…)…
Distribution, production, assortiment, prévision de vente, gestion des stocks…
Gestion des risques, mise en œuvre des réglementations…
Évaluation de l’empreinte environnementale, suivi des indicateurs ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance), promotion de la diversité et de l’inclusion…
Veille autour de la concurrence et des technologies, prédictibilité accrue rendue possible par la masse de plus en plus importance de données disponibles et exploitables…
Qu’est-ce que la planification de la performance d’entreprise ?
Piloter votre performance, c’est planifier vos activités et anticiper différents scénarios business. Ainsi, la planification fait partie intégrante de la performance.
Le challenge réside dans la mise en place d’un système de récupération des données provenant des différents services de l’entreprise. Avoir une remontée de données automatique permettra de définir le budget réalisé en temps, plutôt que de passer un temps important à consolider les données. Ainsi, une comparaison entre le budget prévisionnel et le budget réalisé pourra être fait en temps réel. Les forecast pourront donc être réalisés plus régulièrement.
Des outils existent pour vous accompagner dans cette remontée des données. Il est possible de travailler avec des fichiers Excel, mais disposer d’une plateforme technologique vous permettra d’être plus efficace et plus rapide dans la mise en œuvre. En effet, l’outil dispose de contrôles et de fonctionnalités facilitatrices (harmonisation des données, réconciliation des sources). Vous retrouverez ci-dessous un panorama des outils les plus performants sur le marché de l’EPM.
La planification de la performance peut être mise en place par toutes les entreprises. Une entreprise moins efficiente qu’une autre risque de décliner, car elle n’aura pas trouvé les actions pour rester compétitive ni optimisé son fonctionnement et ses coûts.
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Comment mettre en place un processus de pilotage de la performance ?
Recenser les problématiques plutôt que les objectifs attendus
Le biais introduit par la volonté d’identifier des objectifs est d’ériger des solutions tandis que les problématiques ouvrent un champ de réflexion plus large.
Dès cette phase, l’accompagnement d’un expert en conseil stratégique est un gage de réussite.
Affecter une priorité à chacune d’elles
Durant cette étape, il est essentiel de ne pas se focaliser sur le coût éventuel qu’engendrait la résolution de chacune des problématiques énumérées, mais plutôt de construire un processus de hiérarchisation des problématiques via par exemple un SWOT pour identifier celles qui ont le plus d’impact négatif ou positif sur la performance de l’entreprise.
Identifier les freins potentiels
Durant cette étape, l’accompagnement d’un expert est aussi recommandé. Sa neutralité et sa vision externe donnent lieu à une analyse plus factuelle des freins à la mise en place d’un outil EPM qui par nature induit une non-performance ou un manque de performance. C’est la raison pour laquelle tout outil EPM peut être perçu comme une menace.
Définir quelques cas d'usages pertinents
Réaliser un benchmark sur la base de quelques cas d’usage représentatifs des problématiques
Cette dernière étape va permettre de comparer les outils via des POC. Le POC retenu constitue le socle du MVP qui pourra être mis en place rapidement et permettre d’être sur une cadence de livraisons courtes et régulières.
Quels sont les pièges à éviter dans la mise en place du pilotage de la performance ?
1. Déployer son projet seul, sans se faire accompagner d’experts
Se faire accompagner d’un pure player n’est pas non plus recommandé car il ne connaîtra qu’un seul outil et ne sera pas capable d’avoir un avis objectif sur celui-ci, ni la connaissance totale de toutes les fonctionnalités existantes.
2. Ne pas réaliser de cadrage
Cadrer le projet (avec un expert de préférence) permet de détecter les points de vigilance et les risques. C’est aussi donner de la visibilité au projet sans lancer tous les projets en même temps.
C’est également l’occasion de lancer un POC : choisir une ou deux fonctionnalités et les développer jusqu’au bout afin de vérifier la faisabilité. Il est possible de les développer sur deux outils différents lorsque l’on a un doute sur quel outil choisir.
3. Ne pas mettre en place une conduite du changement poussée
Nombreux sont les changements lors de la mise en place de nouveaux outils et les résistances vont souvent de pair. Le change management n’est pas suffisant, car ce n’est pas cela qui suscitera l’adhésion ni ne rassurera ceux qui travaillent sur l’outil. Certaines fonctions pourront se sentir menacées et l’objectif est de lever leurs freins.
4. Ne pas clairement définir les rôles
La matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) peut être mise en place dans un projet de ce type, car elle permettra de définir des niveaux dans les tâches et ainsi d’orienter les collaborateurs impliqués.
Ils nous font confiance
"Depuis 30 ans, nous avons pu constater l'émergence de nouveaux enjeux chez les directions métiers. Tout d'abord, un besoin d'accélération des prises de décision en s’appuyant sur des données fiables. Mais aussi être en capacité de mesurer la performance de l’entreprise et d'adapter ses prévisions à un environnement incertain. Pour cela, nous sommes convaincus de l'importance de déployer un pilotage de la performance adapté à ses problématiques afin d'être plus compétitif et de développer de manière pérenne son entreprise."
Micropole