1
mars
2017
Pilotage de la performance Actualité société

mercredi 1 mars 2017

[VIDEO] Pourquoi HSM s'est doté d'un DataLab ?

Harmonie Services Mutualistes place l’utilisateur au cœur de sa stratégie décisionnelle

Au sein du groupe Harmonie Mutuelles, Harmonie Services Mutualistes (HSM) fédère toutes les activités de soins et de services. Ce sont quinze filières métiers, qui regroupent 635 établissements et environ 13 000 collaborateurs. Son challenge : déployer son schéma directeur BI (Business Intelligence) en agrégeant les données de l’ensemble de ses entités au sein d’un seul et unique produit. Un projet décisionnel pensé dans le cadre des orientations stratégiques du groupe et réalisé en partenariat avec Micropole.

 

Pourquoi un projet aussi ambitieux ? Parce qu’un groupe en pleine structuration implique de fournir les informations de façon homogène pour accompagner la prise de  décisions et déployer une vision commune à l’échelle nationale. Objectif : faciliter l’articulation entre les fonctions nationales et les structures locales, sur l’ensemble du territoire. Comment ? Grâce à une approche orientée utilisateurs et une vue des processus métiers.

« L’idée est d’aller au-delà du concept de simple portail et de nous demander ce que signifie véritablement la notion de décision, explique Richard Vasseur, responsable du programme décisionnel d’Harmonie Services Mutualistes. Ce qui nous intéresse, c’est la décision vue sous l’angle de l’objectif d’amélioration permanente de nos processus et de nos organisations. »

1re étape : recueillir l’adhésion au plus haut niveau

En lien avec les équipes d’HSM, Micropole a joué un rôle essentiel dans ce programme. Leur valeur ajoutée ? La conception du système de gouvernance propre au projet ! « Ils ne se sont pas contentés de proposer des outils de restitution, ni une simple mission d’assistance maîtrise d’ouvrage. Leurs propositions de règles de fonctionnement, de répartition des rôles, de méthodes nous sont apparues comme réellement innovantes. » Le principe : à chaque lot, son « DataLab » qui décrit une méthode, un budget, un planning et une organisation autour d’une équipe pluridisciplinaire composée de développeurs, de représentants métiers, de MOA et d’un UX Designer. Un dispositif validé à l’unanimité en interne par la Direction d’HSM. « C’est le facteur clé le plus important. Le Plan Directeur est le document de référence qui permet de maintenir le cap. L’adhésion au plus haut niveau est essentielle ! »

« La vision apportée par Micropole s’est avérée un facteur clé de succès du projet : leur expertise sur une gouvernance aussi complexe nous a permis de respecter les délais et le budget. »

Richard Vasseur, responsable du programme décisionnel de Harmonie Services Mutualistes

Pilier de la réussite : la méthode agile

Le cœur d’une telle organisation ? La méthode SCRUM, déployée pour la première fois au sein de HSM. Tous les intervenants du projet ont été formés à cette méthode via un MooC. « C’était la garantie d’échanger autour des mêmes concepts et d’un vocabulaire identique ».

Chaque lot se découpe en sept « sprints » de quinze jours, chacun donnant lieu à une livraison et à une recette. « Cela nous permet de maîtriser finement les délais et le budget quitte à ajuster le périmètre du projet. »

Le pari est gagnant puisque le premier prototype fonctionnel, autour du métier de l’audioprothèse, a été livré comme convenu le 30 septembre 2016. « C’est très structurant ! Sans cette conception de projet développée conjointement par Micropole et HSM, le projet aurait été plus difficile à maîtriser. », précise Richard Vasseur.

Une réflexion utilisateur très poussée

Résultat concret de cette méthode : un programme adapté à chaque profil utilisateur. À chacun son expérience ! « C’est une spécificité de notre programme décisionnel: il intègre une réflexion utilisateur très développée en fonction des profils et des processus de pilotage de l’activité, des informations dont chacun a besoin… Notre outil est multiforme et fait appel à plusieurs technologies. »

Quelles sont les types d’informations disponibles ? Un reporting métier classique, mais également des fonctionnalités innovantes (prédictif, analyseur de réseaux sociaux, alertes sur seuil…), avec une couche utilisateur pensée UX permettant aux bons interlocuteurs d’avoir accès aux bonnes informations au bon moment.

Se montrer proactif plus que réactif

Quels sont les inducteurs de mon activité ? Comment peut-on les appliquer au modèle économique existant pour anticiper la réaction des clients ? De quels indicateurs ai-je besoin pour mettre en place le plan d’action établi ? Comment adapter les processus en conséquence ? Autant de questions auxquelles les professionnels d’Harmonie Services Mutualistes pourront désormais répondre pour faire face aux enjeux à venir ! « Nous ne nous limitons pas à faire du simple reporting, même s’il reste un socle indispensable. Cela ne suffit plus face aux enjeux d’HSM. Dorénavant, nous visons l’anticipation et non la simple réaction. », explique Richard Vasseur.

Harmonie Services Mutualistes a ainsi mis en place un chantier stratégique déclinée par ligne métier et par domaine de support fonctionnel. « Le programme décisionnel a pour vocation de fournir les éléments nécessaire à l’accompagnement de la mise en œuvre de nos orientations stratégiques. Pour cela, il décline chacune de ces orientations en plan d’actions, en macro-indicateurs puis en indicateurs. » L’assurance de disposer d’un programme en phase avec la stratégie du groupe.

Une architecture robuste orientée besoins futurs

Pour supporter un tel volume de données – inhérent aux 15 métiers d’Harmonie Services Mutualistes– l’équipe projet a déployé une solution sur-mesure reposant sur un lac de données – Data Lake – open source Mongo DB qui regroupe l’ensemble des données et historiques métiers, et un datawarehouse sur SQL Server 2014. Une architecture pensée en vue des évolutions futures capable d’intégrer demain des données d’objets connectés, du big data…

« Nous ne stockons que des données à la maille la plus fine, ce qui nous offre une flexibilité optimale pour l’agrégation dynamique des données, en fonction des besoins. De plus, nos choix techniques permettent des temps de réponse quasi instantanés, ce qui favorise le travail en temps réel. » Une architecture robuste, évolutive, souple et réactive. « Cette architecture est proche de l’état de l’art du décisionnel », sourit Richard Vasseur.

Autre bénéfice : la solution innovante QlikSense, qui permet l’exploration de données, de la vue la plus macro jusqu’au niveau de détails le plus fin, selon le profil de l’utilisateur.

 

Les technologies mises en place

  • SAP BusinessObjects pour la production de rapports statiques et dynamiques et une diffusion en masse
  • QlikSense pour l’exploration de données
  • TM1 d’IBM pour les scénarii financiers et les workflows budgétaires
  • Portail web intranet développé en interne
  • Module de cartographie OpenStreetMap : interface géographique dynamique
  • Base de données vectorielle SQL Server 2014
  • Base de données MongoDB
  • Outil ETL : Talend

Prochaine étape : faire évoluer le programme comme un produit

Harmonie Services Mutualistes est en cours de déploiement de l’outil auprès de ses premiers utilisateurs. La recette officielle du premier lot est en cours !

Et ensuite ? finaliser le déploiement global de la première version du programme décisionnel fin 2018, sur tout le périmètre cible. « Le programme est amené à vivre tout au long du cycle de vie de notre stratégie. Nous allons donc faire évoluer notre système décisionnel comme un produit avec des mises à jour… comme une application. » Une vision également apportée par Micropole .

 

Le projet en chiffres

Périmètre projet : 15 métiers intégrés à Harmonie Services Mutualistes

Durée du projet : 3 ans

Utilisateurs actuels : une centaine

Utilisateurs à terme :  plusieurs centaines de collaborateurs

1 équipe Micropole Nantes dédiée

 

Le projet en 3 mots clés

Agilité – Stratégie – Processus